Titre du poste : Administrateur de bureau et coordonnateur administratif*
* Dans cette offre d’emploi, le masculin est utilisé comme forme générique à seule fin de ne pas alourdir le texte.
Statut : Temps plein, permanent
Relève de : Directrice de l’administration et gouvernance des VP
Lieu : Toronto
Au Sujet de la Fondation Azrieli :
Mue par la conviction que, des plus vulnérables aux plus exceptionnels parmi nous, nous avons tous une contribution à faire, la Fondation Azrieli ouvre des portes, favorise l’innovation et cultive des réseaux depuis plus de 30 ans. En tant que plus importante fondation non corporative du Canada, nous finançons des établissements et administrons des programmes au Canada et en Israël.
Sommaire du Poste :
Pour ce poste, nous sommes à la recherche de candidats ayant le souci du détail et la capacité avérée d’établir de solides relations.
Le détenteur du poste sera responsable d’une grande variété de tâches administratives et opérationnelles à l’appui de différents services au sein de la Fondation.
Principales Tâches et Responsabilités
Administration de bureau : 50 %
- Maintenir une relation avec les gestionnaires immobiliers, ce qui comprend mais ne se limite pas à : la facturation, aux places de stationnement, aux laissez-passer, etc.;
- Coordonner et superviser les entrepreneurs, les contrats et la facturation liés aux opérations, ce qui comprend mais ne se limite pas : aux fournisseurs de services Internet, à la facturation pour les services de messagerie, etc.;
- Faire l’inventaire et placer les commandes pour toutes les fournitures de bureau et de cuisine;
- Assurer la logistique de l’entrée en fonction des nouveaux employés, ainsi que les questions logistiques liées à la fin de leur emploi;
- Organiser le transport des invités et le personnel et coordonner la distribution de laissez-passer pour les déplacements (cartes de transport en commun, bons de taxi, etc.);
- Faire des recherches et assurer l’organisation de l’affichage des postes à l’externe;
- Gérer la distribution des livres par le biais de la maison de distribution (actuellement Bulletproof);
- Maintenir les salles d’entreposage, ce qui exige de soulever de lourdes charges;
- Administrer l’adresse courriel « info », ce qui comprend les réponses et la distribution, tel que requis;
- Faire l’entretien des salles de réunion (s’assurer qu’elles sont propres et prêtes à accueillir des invités, etc.);
- Appuyer la gestion quotidienne informatique avec la directrice de l’administration et notre fournisseur tiers; et
- Coordonner la distribution (cadeaux, livres, etc.) du personnel pour des personnes extérieures tel que requis.
Base de données centralisée : 30 %
- En collaboration avec les chefs d’équipes à l’interne, identifier les besoins et agir proactivement pour suggérer des idées et des perspectives visant à améliorer le système de base de données et les listes de contact;
- Échanger avec le personnel et faire des suivis sur toute question ou modification afin d’assurer l’utilisation optimale du système;
- Évaluer le système de façon régulière pour s’assurer qu’il est utilisé correctement et qu’il sert les objectifs de l’organisation; et
- Exporter la liste de contacts, tel que demandé.
Réception : 20 %
- Répondre aux appels et les acheminer aux diverses boîtes vocales;
- Agir à titre de premier point de contact pour tous les visiteurs;
- Administrer le système téléphonique (messages vocaux et messages sortants, désignation des numéros de poste);
- Assurer l’acheminement des colis envoyés par messagerie; et
- Assurer le respect des délais de livraison des livres (par le biais de l’inventaire au bureau et de la maison de distribution)
Connaissances techniques
- Connaissance des bases de données MS office et FileMaker; et
- Excellentes compétences interpersonnelles et de négociation.
Environnement, rythme, et défis liés au travail
- Personne forte et dynamique, capable de travailler en mode multitâche dans un environnement en constante évolution, tout en maintenant un équilibre entre divers domaines de responsabilité;
- La capacité à travailler avec un minimum de direction;
- La capacité à travailler efficacement au sein d’une structure matricielle (où l’on reçoit des directives de nombreuses personnes); et
- Défi : la pression liée à la satisfaction de besoins, à l’équilibre entre différentes priorités et au besoin d’obtenir des renseignements d’autres personnes afin de compléter certaines tâches.
Comportements, compétences et connaissances requis
Compétences spécifiques à l’emploi (comportements et connaissances)
- De solides compétences en communication orale et écrite;
- Une attention soutenue aux détails;
- La capacité de bien réagir aux exigences liées au changement, à l’ambiguïté, à la complexité et à toute autre pression externe;
- La capacité d’amorcer le travail : établir des objectifs; accepter la responsabilité pour les résultats; faire preuve d’un engagement actif envers les objectifs de rendement;
- La capacité de s’adapter et de travailler avec des collègues à tous les niveaux de la hiérarchie, ainsi qu’avec des visiteurs importants et des personnes ayant des besoins spéciaux;
- Un esprit d’équipe qui est également capable de travailler de manière autonome;
- La capacité d’être sociable tout en restant professionnel;
- Le français est un atout.
Objectifs et résultats clés pour assurer la réussite
- Bonne gestion du bureau et des fournitures;
- Maintenir l’intégrité de la base de données centralisée;
- Maintenir des relations solides, productives et fondées sur la confiance entre pairs et partenaires, travaillant en collaboration pour atteindre les objectifs fixés;
- Faire preuve d’intelligence émotionnelle et de compétences interpersonnelles pour gérer toute divergence d’opinion, résoudre les conflits et faire face aux confrontations avec tact et doigté; et
- Démontrer une attitude professionnelle et faire preuve d’intégrité et de discrétion.
Candidats
Les candidats intéressés sont invités à nous soumettre une lettre de présentation et leur curriculum vitæ par courriel à : hr@azrielifoundation.org.
Tout au long du processus d’embauche, la Fondation Azrieli tiendra compte des besoins des personnes ayant une incapacité.
Nous remercions tous les candidats qui postulent cet emploi, mais seuls ceux et celles ayant les qualifications seront contactés en vue d’un entretien d’embauche.
Titre du poste : Agent de programme*, Prix Azrieli de musique
* Dans cette offre d’emploi, le masculin est utilisé comme forme générique à seule fin de ne pas alourdir le texte.
Statut : Temps plein, permanent
Relève de : Responsable des initiatives MAC (musique, arts et culture)
Interactions avec : Les lauréats des Prix, le Conseil consultatif des PAM, ainsi que nos principaux partenaires, fournisseurs de services et parties prenantes
Lieu : Ce poste est basé au bureau montréalais ou torontois de la Fondation Azrieli, des déplacements réguliers entre les bureaux seront requis. Des déplacements à l’étranger peuvent être requis à l’occasion.
Sommaire du Poste :
L’agent de programme des Prix Azrieli de musique (PAM) est l’administrateur principal et le point de contact du programme des Prix Azrieli de musique. Décernés tous les deux ans, les PAM constituent les meilleurs prix de composition musicale au Canada. L’agent est responsable de l’harmonisation des démarches des partenaires, de la planification et des ressources requises pour réaliser de manière efficace et efficiente les activités de base des PAM. Il a également pour responsabilité d’identifier, d’impliquer et de mobiliser une communauté dynamique autour des PAM, et de s’assurer que les projets et les activités du programme sont pleinement alignés sur l’orientation stratégique de la Fondation Azrieli.
Au Sujet de la Fondation Azrieli :
Mue par la conviction que, des plus vulnérables aux plus exceptionnels parmi nous, nous avons tous une contribution à faire, la Fondation Azrieli ouvre des portes, favorise l’innovation et cultive des réseaux depuis plus de 30 ans. En tant que plus importante fondation non corporative du Canada, nous finançons des établissements et administrons des programmes au Canada et en Israël.
Principales Tâches et Responsabilités
Administration du programme :
- Élaborer et mettre en œuvre le programme biennal des PAM, y compris l’appel à candidatures, les sessions du jury, le concert gala, le projet d’enregistrement, les concerts internationaux et les événements connexes;
- Élaborer le budget du programme biennal en collaboration avec le responsable des initiatives MAC pour s’assurer que les PAM se maintiennent à l’intérieur des paramètres financiers approuvés.
Recherche / Contrôle / Suivi :
- Se tenir au courant des nouveaux développements dans le secteur de la musique ainsi que de tout autre secteur pouvant avoir une incidence sur la planification, les politiques et les processus des PAM;
- Sur une base régulière, consulter le responsable des initiatives MAC, le personnel de la Fondation, le Conseil consultatif des PAM et les partenaires clés pour s’assurer que les PAM répondent aux objectifs du programme;
- Recueillir des retours pour identifier les domaines à améliorer, et mettre en œuvre ces améliorations en temps opportun;
- Préparer des comptes rendus de projets conformément aux échéanciers des PAM et de la Fondation.
Communications / Engagement communautaire :
- Agir en tant que point de contact avec les lauréats des Prix, le Conseil consultatif, les partenaires du programme, les fournisseurs de services et le public;
- Appuyer le Conseil consultatif au niveau de l’organisation et de la gestion de ses réunions;
- Collaborer avec l’équipe des communications ainsi que les fournisseurs de services afin d’élaborer et de livrer le plan des communications des PAM;
- Identifier et réseauter avec des individus, des organisations et des établissements afin d’accroître la visibilité des PAM au sein des marchés actuels et nouveaux.
Alignement et défense des intérêts du programme :
- En collaboration avec le responsable des initiatives MAC, s’assurer que les PAM sont alignés sur l’orientation stratégique et l’orientation de la marque de la Fondation Azrieli;
- Entreprendre toutes les tâches et responsabilités conformément aux objectifs du programme des PAM et à l’orientation stratégique de la Fondation Azrieli;
- Agir à titre de défenseur des PAM et de la Fondation Azrieli, ce qui comprend la communication de la mission, de la vision, des valeurs, des réalisations et du rôle unique de l’organisation.
Qualifications du Candidat
- Au moins trois ans d’expérience à titre de gestionnaire de projets; une expérience de travail dans le secteur caritatif est un atout;
- Une formation universitaire en musique (de préférence); une formation de gestionnaire dans le secteur des arts et de la culture est un atout;
- D’excellentes compétences en communication orale, écrite et visuelle dans les deux langues officielles (anglais et français) sont essentielles;
- D’excellentes connaissances pratiques du secteur de la musique classique au Canada; la connaissance du secteur à l’échelle internationale est un atout;
- Il est également important de posséder la capacité à travailler de manière collaborative avec nos parties prenantes, afin d’élaborer, de planifier, de mettre en œuvre, de rendre des comptes et d’améliorer les programmes.
Aptitudes et Compétences du Candidat
- Le candidat doit être un penseur à la fois créatif et systématique, qui vise à faire progresser les PAM en cherchant constamment à apprendre et à s’améliorer;
- Il doit bien réagir aux exigences liées au changement, à l’ambiguïté, à la complexité et à toute autre pression externe;
- Il doit se tenir au courant de tous les développements dans son domaine d’expertise, partager ses connaissances avec ses pairs et partenaires, et mettre ses connaissances au service de la planification du programme;
- Il doit faire preuve d’aptitudes en gestion de projets, ce qui comprend l’établissement de budgets, de ressourcement et de gestion des tâches, conformément aux objectifs globaux de l’organisation;
- Il doit être capable d’amorcer le travail en établissant les objectifs, en acceptant la responsabilité des résultats et en faisant preuve d’un engagement constant envers le rendement;
- Il doit faire preuve de la capacité à recueillir, comprendre et analyser de la rétroaction équilibrée, et à convertir des aperçus en actions futures efficaces;
- Il doit maintenir avec ses pairs et partenaires des relations fortes, productives et ancrées dans la confiance, et travailler de manière collaborative afin d’atteindre les objectifs visés;
- Il doit faire preuve d’intelligence émotionnelle et d’habiletés interpersonnelles afin de gérer avec tact les divergences d’opinion, résoudre les conflits et désamorcer les confrontations;
- Il doit maintenir une attitude professionnelle, se comporter avec intégrité et discrétion;
- Il doit posséder une bonne connaissance des logiciels et des outils actuels de partage des connaissances sur le web et en ligne;
- Il doit détenir une expérience de travail dans un environnement PC où l’on emploie diverses applications logicielles, notamment la suite MS Office.
Candidats
Les candidats intéressés sont invités à nous soumettre une lettre de présentation et leur curriculum vitæ par courriel à : music@azrielifoundation.org.
Tout au long du processus d’embauche, la Fondation Azrieli tiendra compte des besoins des personnes ayant une incapacité.
Nous remercions tous les candidats qui postulent cet emploi, mais seuls ceux et celles ayant les qualifications seront contactés en vue d’un entretien d’embauche.
La Fondation Azrieli est strictement apolitique. En tant qu’organisme de bienfaisance enregistré, nous ne finançons et ne prenons part à aucune activité politique partisane.
Numéro d’enregistrement d’organisme de charité : 892425166RR0001